В сфере кадрового учета в числе тех, кто входит в цифровую эпоху «на низкой скорости». На государственном уровне ведутся эксперименты, результаты которых должны лечь в основу будущих законопроектов в сфере кадрового ЭДО. Основная причина столь долгой раскачки – 100% вовлеченность в цифровизацию всех участников трудовых отношений. Но низкая скорость не означает, что процесс не идет. Продвинутые компании уже сейчас переводят множество кадровых операций в цифровой формат. Какие кадровые документы уже можно перевести в электронный вид, какие выгоды это несет? Подробности в нашей статье.
Государство экспериментирует с кадровым ЭДО
Электронный документооборот – неизбежное будущее. Флагманом ЭДО является бухотчетность в надзорные органы. По экспертным оценкам, около 90% документов в электронном виде являются именно документами бухгалтерской отчетности. К цифровизации кадрового учета государство подходит осторожно. Пока оно в поиске оптимальных решений, экспериментирует: один пилотный проект завершен, на подходе второй.
Первый пилотный проект по внедрению электронного документооборота в кадровой сфере проходил с 23 марта по 1 октября 2018 года. В нем участвовали 11 крупнейших российских компаний, среди них «Российские железные дороги», «АвтоВаз», «Газпромбанк» и другие. Эксперимент показал следующие результаты: отсутствие унифицированных требований к универсальной цифровой подписи, высокая стоимость 100-ного охвата сотрудников цифровыми подписями, риск потери данных по техническим причинам.
Ожидается, что второй федеральный пилотный проект по вопросу внедрения электронного кадрового документооборота стартует с 1 января 2020 года и продлится два года. В проекте будут участвовать, по предварительной информации, около 10 компаний. Они сами смогут выбрать, какие кадровые документы перевести в электронный вид (без дублирования на бумаге), какие использовать виды электронной подписи (ЭП), с одним условием, что для трудового договора, договора о материальной ответственности и ученического договора должна использоваться усиленная квалифицированная электронную подпись (УКЭП). Цель данного эксперимента – снять преграды, выявленные в ходе первого эксперимента. Еще одно важное условие – работники этих компаний должны «дать добро» на участие в эксперименте, согласие должно быть отражено в их трудовых договорах.
Трудовые книжки «в цифре»
Отдельной строкой в кадровом ЭДО идет цифровизация трудовой книжки. Глобальный эксперимент по переводу ее в электронный вид прописан в одобренном правительством нацпроекте «Цифровая экономика».
Возможно, что уже с 1 января 2020 года станет обязательной передача в информационную систему ПФ РФ сведений о трудовой деятельности работников. При организации же внутреннего кадрового документооборота работодатель сам выберет между «цифрой» и бумагой. А с 1 января 2021 года электронный формат трудовых книжек должен стать основным. По данным Минтруда нововведение коснется 58,7 млн человек и 4,7 млн юридических лиц.
В электронном документе будут содержаться следующие данные: сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, увольнении и его основании. Данные об образовании и наградах в электронный вид не переносятся.
Форма документа пока публично не представлена (по данным на сентябрь 2019 года), ее должен разработать Пенсионный фонд РФ и утвердить в Минтруде.
С 2021 года бумажные трудовые книжки планируют упразднить. Сотрудникам, впервые устраивающимся на работу после 1 января 2021 года бумажная трудовая книжка заводиться не будет.
С 1 января 2020 года индивидуальный лицевой счет гражданина, который ведется в системе обязательного пенсионного страхования, дополнится разделом «Сведения о трудовой деятельности», содержащим информацию о месте работы, выполняемой работе и ее периодах.
Однако, возможен и другой сценарий развития событий. Дело в том, что Минтруд последнее время активно заявляет о сдвиге цифровизации трудовых книжек на один год. Есть вероятность, что до 29 октября 2019 года Минтруд внесет на утверждение законопроект с поправкой – в котором предлагается запуск электронного учета трудовой деятельности на базе ПФР начать не с 2020 года, а с 2021 года, при этом бумажные трудовые должны существовать параллельно с электронными еще несколько лет. Решение этого вопроса не за горами.
Преимущества кадрового ЭДО:
- Сокращаются сроки подписания кадровых документов.
- Появляется возможность бессрочной архивации документов.
- Сокращается время на поиск документов.
- Высвобождаются площади, занимаемые бумажными документами.
- Сокращаются расходы на бумагу, печать.
- Увеличивается скорость подготовки отчетности, повышается ее качество.
Какие кадровые документы уже сейчас можно перевести в цифровой формат
Несмотря на то, что старт массовой цифровизации кадрового ЭДО со стороны государства еще не дан, законодательство уже сейчас дает возможность использовать некоторые кадровые документы в электронном виде.
Какие кадровые документы уже сейчас можно оцифровать:
- электронный больничный,
- трудовой договор с дистанционным работником,
- акты выполненных работ по гражданско-правовым договорам,
- сведения персонифицированного учета и уплаченных страховых взносах.
- другие документы, не требующие подписи работника.
Как можно усовершенствовать кадровый документооборот прямо сейчас? Оцифровать его на уровне компании, то есть создать систему внутреннего кадрового электронного документооборота. Используя сервис СБИС ЭДО , вы сами можете выдать сотруднику электронную подпись и использовать ее для подписания внутренних документов в компании. Даже обходной лист, который сотрудник заполняет при увольнении, в СБИС становится электронным.
Какие документы спросить у человека при приеме на работу, какие данные из них нужно занести в систему, какие документы и отчеты распечатать, а какие можно отправить в электронном виде – СБИС ЭДО подскажет, как все сделать правильно.
СБИС учтет рабочее время сотрудников, проконтролирует время прихода и ухода, составит график отпусков. Кроме того, с помощью сервиса можно серьезно повысить нематериальную мотивацию сотрудников – за счет поздравлений, проведения внутренних конкурсов и т.п.
Подробнее познакомиться с электронными подписями можно в нашем Магазине ЭЦП , здесь есть электронные подписи под любые задачи компании.
В настоящее время оптимизация и автоматизация процессов во всех отраслях экономики являются одной из наиболее обсуждаемых в экспертном сообществе тем. Не обделяет ее вниманием и государство: в 2017 году была утверждена "Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 - 2030 годы", в рамках которой реализуется программа "Цифровая экономика".
Одним из мероприятий данной программы является переход на безбумажное взаимодействие работников и работодателей. Это значит, что в ближайшем будущем должна появиться законодательная база, позволяющая вести кадровые документы в электронном виде.
Как должно выглядеть будущее кадрового документооборота?
Очевидно, что в будущем работодатель и работник должны иметь возможность подписывать любые кадровые документы в электронном виде из любой точки мира с любого устройства. Бумажные документы и "живые" подписи на них должны постепенно выйти из делового оборота. При этом, разумеется, должна обеспечиваться надлежащая идентификация лиц, подписывающих кадровые документы, а также безопасность передачи и хранения информации в электронном виде.
Почему это важно?
Преимущества внедрения безбумажного взаимодействия работника и работодателя очевидны:
Экономия времени сотрудников (а значит, и денег компании);
Повышение мобильности сотрудников - документы можно подписывать с ноутбука или смартфона из любой точки мира;
Ускорение процессов согласования и подписания кадровых документов;
Упрощение процесса контроля за подписанием кадровых документов;
Повышение прозрачности кадрового документооборота;
Улучшение сохранности документов по сравнению с бумажными;
Экономия офисного/архивного пространства для хранения документов;
Снижение затрат на бумагу и забота об экологии;
Снижение риска подделки документов (при использовании усиленной квалифицированной электронной подписи);
Обеспечение более быстрого и простого доступа к архиву документов;
Гарантия более оперативного представления документов контролирующим органам.
Что делается на государственном уровне?
Для внедрения безбумажного взаимодействия работника и работодателя Минтруд России уже запустил соответствующий эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений.
Крупные российские работодатели выступили участниками эксперимента: ОАО "Российские железные дороги", АО "Газпромбанк", ПАО "АВТОВАЗ", ПАО "РОСБАНК", ПАО "Мечел", АО "Северсталь Менеджмент", ПАО "Ростелеком", ООО "Яндекс".
Эксперимент должен помочь:
Протестировать механизм ведения работодателем кадровых документов в электронном виде;
Оценить затраты на внедрение и полученный эффект;
Выявить проблемы и риски при переходе на безбумажное взаимодействие.
По итогам эксперимента планируется подготовить предложения по оптимизации документов, обязательных для ведения работодателем в сфере трудовых отношений, а также разработать и внести соответствующие изменения в законодательство Российской Федерации.
Законодательные изменения планируются не ранее IV квартала 2018 года.
План проведения эксперимента Минтруда
Первый этап
Подготовка проектов и утверждение локальных нормативных актов, необходимых для проведения эксперимента в организации, которые содержат процедуры его проведения, перечень ответственных лиц по проведению эксперимента;
Организация взаимодействия с первичной профсоюзной организацией либо (при отсутствии первичной профсоюзной организации) с иными представителями работников для участия в проведении эксперимента.
Второй этап
Подготовка корпоративных информационных систем, а также иная техническая подготовка (при необходимости);
Уточнение локальных нормативных актов для проведения эксперимента (при необходимости).
Третий этап
Реализация эксперимента в выбранных компаниях;
Подведение итогов каждым участником по результатам прошедшего эксперимента и направление в Минтруд России информации, содержащей оценку финансовых затрат, затрат времени, рисков, связанных с проведением эксперимента, анализ эффектов от ведения кадровых документов в электронном виде, а также их влияние на производительность труда и на контрольно-надзорную деятельность.
Четвертый этап
Общее подведение и оценка итогов по результатам прошедшего эксперимента в Минтруде России.
Виды работы с кадровыми документами, включенные в эксперимент:
Заключение трудовых договоров;
Оформление служебных командировок;
Оформление отпусков;
Извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся им за соответствующий период;
На первый взгляд может показаться, что использование электронной подписи при оформлении и дальнейшем регулировании трудовых отношений должно существенно снизить трудозатраты работников кадровых служб. Однако так ли это на самом деле, и какие особенности надо учитывать специалистам, разъясняет эксперт по трудовому праву Александр Южалин.
В современном мире немало технических возможностей, позволяющих упростить работу в различных областях деятельности компании. Одна из них - возможность использовать электронную подпись при ведении документооборота компании (в частности, кадрового документооборота).
Правила использования электронной подписи определяет Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее Закон №63 -ФЗ). Так, согласно статье 5 данного закона, электронная подпись разделяется на:
- простую электронную подпись;
- усиленную неквалифицированную электронную подпись;
- усиленную квалифицированную электронную подпись.
Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом .
К такой подписи нет специальных требований, и по сравнению с остальными видами электронных подписей она действительно признается самой простой.
Для усиленных подписей (квалифицированной и неквалифицированной) пдействуют более строгие правила. По закону, такая подпись:
1) должна быть получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
4) должна создаваться с использованием средств электронной подписи.
Между квалифицированной и неквалифицированной подписями есть единственное, но принципиально важное различие:
ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате.
То есть, подлинность такой подписи признается в том случае, если авторство ее подтверждается официальным документом (электронным или бумажным), выданным аккредитованным удостоверяющим центром либо федеральным органом исполнительной власти.
Соответственно от того, какую подпись намерен использовать работодатель, зависит сложность процедуры ее получения, а также стоимость такой процедуры.
Остановимся подробнее на возможности в принципе использовать такую подпись как альтернативу собственноручной подписи.
Пунктом 5 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, заверенного электронной подписью . Следовательно, первичные учетные документы могут заверяться электронной подписью.
Кроме того, проставлять электронную подпись можно во всех случаях, не запрещенных законодательством.
Важно учитывать, что электронный документ, заверенный простой или неквалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному собственноручной подписью, когда такая возможность предусмотрена федеральными законами или же соглашением между участниками электронного взаимодействия (например, между работником и работодателем).
Соответственно, в большинстве случаев работодателю необходимо заключить с работниками соответствующее соглашение, где указать все необходимые условия использования простой или неквалифицированной электронной подписи.
Например, к обязательным условиям можно отнести (ст.9 Закона №63 -ФЗ):
1) правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;
2) обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.
Кроме того, можно согласовать и другие условия: перечень документов, при подписании которых используется такая подпись; дополнительные требования к электронному документу и прочее.
Итак, делаем вывод: когда отсутствует необходимость ставить именно «живую» подпись, стороны трудовых отношений могут подтвердить взаимные обязательства электронной подписью.
Однако остается вопрос, на каких кадровых документах категорически запрещается проставлять такую подпись?
Когда речь идет о трудовых отношениях, надо учитывать, что многие регуляторные акты, содержащие нормы трудового права, требуют использовать только бумажные носители.
Так, Трудовой кодекс РФ, предусматривает жесткие требования к оформлению целого ряда кадровых документов.
Трудовой договор
- согласно статье 61, ТК РФ трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем.
- в соответствии с частью первой статьи 67 ТК РФ, трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.
Дополнительные соглашения к трудовому договору
- согласно части третьей статьи 57 и статьи 72 ТК РФ, дополнительные соглашения к трудовому договору должны быть заключены в письменной форме.
Перевод на другую работу
- допускается только с письменного согласия работника (статья 72.1 Трудового кодекса РФ)
Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу
- объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.
- по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).
Кроме того, в соответствии со статьей 68 Трудового кодекса РФ работодатель до заключения трудового договора обязан ознакомить работника под роспись с Правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором .
Таким образом, если в законе сказано, что те или иные документы составляются в письменной форме и подписываются работниками, то необходима именно «живая подпись».
Унифицированные формы документов
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 утверждает унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. В большинстве перечисленных в нем документов предусмотрен раздел «личная подпись работника ». То есть, если работодатель составляет кадровые документы по образцам, утвержденным вышеуказанным Постановлением, работник должен подписывать их собственноручно.
Впрочем, стоит отметить, что большая часть данных унифицированных форм на сегодняшний день не обязательна к применению. Это означает, что работодатель вправе самостоятельно разработать формы первичной учетной документации, утвердив их приказом организации по основной деятельности.
При этом важно учесть, что новые формы должны отвечать требованиям, которые предъявляет статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Соответственно, если разработанные формы локальных документов не будут предусматривать обязательной собственноручной подписи работника, а также если использование электронной подписи не противоречит требованиям законодательства РФ, работники могут ознакомиться с ними под электронную подпись.
Дистанционная работа
Как правило, удаленные сотрудники и работодатели обмениваются электронными документами через интернет. И вот тогда действительно возникает острая потребность в электронной подписи.
Трудовой кодекс допускает ознакомление работников с кадровыми документами под электронную подпись только при использовании дистанционного труда. Ознакомление с Правилами внутреннего трудового распорядка и иными локальными нормативными актами может осуществляться путем обмена электронными документами с лицами, заключающего трудовой договор о дистанционной работе (абзац 5 статьи 312.2 ТК РФ).
Но внимание ! Хотя закон и разрешает заключить трудовой договор с удаленным сотрудником в электронной форме, работодатель все равно должен закрепить правоотношения на бумажном носителе! В течение 3 дней с даты фактического оформления трудовых отношений необходимо направить дистанционному работнику по почте (заказным письмом с уведомлением) составленный надлежащим образом бумажный вариант трудового договора и проследить, чтобы работник непременно вернул в компанию второй экземпляр, заверенный его собственноручной подписью.
И еще один важный нюанс. Трудовое законодательство не содержит прямого запрета на использование электронной подписи при подписании и (или) ознакомлении с кадровыми документами. Тем не менее, в некоторых случаях данный вариант невозможен по техническим причинам.
Потенциальные сотрудники должны ознакомиться с локальными нормативными актами до подписания трудового договора, то есть прежде чем будут официально приняты на работу в компанию. Получается, что для того, чтобы ознакомить кандидата на должность с внутренними документами, работодателю уже необходимо сделать для него электронную подпись.
Архивное хранение
Кроме того, все очень непросто с соблюдением архивного законодательства. У локальных нормативных актов, приказов по личному составу и основной деятельности есть определенные сроки хранения. Соответственно данные документы должны быть изготовлены на бумаге и иметь оригинальные подписи.
Учитывая требования законодательства РФ, принимая во внимание возможные риски при использовании электронной подписи, в частности при ознакомлении работников с локальными нормативными актами, сделаем итоговые выводы.
- Если законом предусмотрена обязанность составить документ в письменном виде, или ознакомить работника с документом под роспись, необходимо использовать именно собственноручную подпись работника.
- Логично, что в прочих случаях и случаях, прямо предусмотренных законодательством (например, при дистанционной работе), можно заверять документы электронной подписью.
Безусловно, электронный документооборот позволяет значительно снизить трудовые и временные затраты, необходимые для оформления бумажных документов. Но, к сожалению, пока мы не можем полностью отказаться от канцелярской системы. Ведь поспешная замена всех локальных нормативных актов на электронные вместо ожидаемой выгоды может обернуться серьезными неприятностями и послужить основанием для привлечения к административной ответственности.
Южалин Александр, консультант в группе компаний Валентины Митрофановой, ведущий специалист в области трудового законодательства и кадрового делопроизводства
1. Действительна ли электронная подпись на кадровых документах? 2. Можно ли локальные нормативные акты (ЛНА) подписать без листа ознакомления просто список ЛНА и подпись на одном листе сотруднику? 3. Может ли сотрудник без трудового договора вести кадровое делопроизводство в компании?
Ответ
1. Когда речь идет о документах, с которыми необходимо ознакомить работников под роспись в силу требований законодательства, то для ознакомления документ необходимо будет распечатать и заверить уполномоченным лицом.
Объясняется это тем, что документ в электронной форме, заверенный электронно-цифровой подписью, имеет юридическую силу только в электронной форме ( )
Первичный учетный документ (в том числе кадровый) составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью ( ).
Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами не предусматривается обязательное составление документа на бумажном носителе ( ).
Таким образом, поскольку законодательством не установлено иное, кадровые первичные документы могут составляться в электронном виде, но для ознакомления из (также локальные акты) надо распечатать и заверить подпись руководителя.
3. Лицо, ведущее кадровое делопроизводство без трудового договора, не может называться сотрудником ( ). Лицо по ГПД вправе оказывать услуги по ведению кадрового делопроизводства. Но заключение гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем, не допускается ( ).
Электронные документы в кадровой службе
«Электронные документы помогают сдать отчетность и получить госуслугу, обменяться информацией внутри компании и взаимодействовать с гражданами и организациями. почему же кадровики не могут полностью перейти на электронный документооборот и что для этого нужно?
Электронные документы в кадровой службе чаще всего используют, когда необходимо:
1. Сдать отчетность в ПФР, ФСС России, Росстат.
ПРИМЕР
Страхователи, у которых в прошлом календарном году среднесписочная численность физических лиц, получающих выплаты и иные вознаграждения, превысила 25 человек, обязаны представлять отчеты по формам РСВ-1 и 4-ФСС в территориальные органы ПФР и ФСС России в электронной форме ( ст. 10, ч. , ст. 15 Закона № 212-ФЗ, ).
2. Взаимодействовать с госорганами и внебюджетными фондами, переписываться с ними.
ПРИМЕР
Любая сторона коллективного спора может подать электронное заявление в соответствующий госорган по урегулированию коллективных трудовых споров для уведомительной регистрации спора ( ).
3. Использовать электронные сервисы государственных органов и внебюджетных фондов.
4. Обмениваться письмами и др. документами внутри компании.
5. Переписываться с гражданами и организациями.
6. Оформлять и прекращать трудовые отношения с дистанционными работниками (ст. , , ТК РФ).
В то же время использовать электронные документы в кадровом документообороте проблематично. Связано это прежде всего с тем, что кадровые документы имеют длительные сроки хранения.
Большую часть документов по личному составу работодатель должен хранить 50 лет. При этом сертификат ключа проверки электронной подписи, которой подписывают электронные документы, действует не больше одного года.
Чтобы кадровые службы перешли на электронный документооборот, нужно:
- изменить трудовое законодательство;
- закрепить правила архивного хранения электронных документов в течение длительного срока;
- утвердить стандарт (формат) электронного кадрового документа;
- упростить порядок представления таких документов в качестве доказательств в контрольно-надзорные органы и суд.
В настоящее время кадровики с помощью электронных документов взаимодействуют с госорганами, ведут корпоративную переписку, если в компании приняты правила работы с этим видом документов.
ИСТОРИЯ ВОПРОСА
Переход на электронный документооборот во всех отраслях, между компаниями и госорганами, внутри компаний – приоритетная задача в работе с документами. Об этом говорится в:
- Государственной программе РФ «Информационное общество (2011–2020 годы)» (утв. );
- Стратегии развития отрасли информационных технологий в Российской Федерации на 2014–2020 годы и на перспективу до 2025 года (утв. );
- Стратегии инновационного развития Российской Федерации на период до 2020 года (утв. );
- Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации (утв. Президентом РФ 07.02.2008 № Пр-212);
- Плане мероприятий (дорожной карте) по развитию электронного взаимодействия на финансовом рынке (утв. Правительством РФ 18.05.2015 № 2984п-П10);
- Плане мероприятий (дорожной карте) «Совершенствование налогового администрирования» (утв. );
Электронными считаются документы как полученные (отправленные) по любому современному каналу связи, так и изначально созданные в электронном виде и хранящиеся на электронных носителях.
ПРИМЕР
Юридически значимое сообщение может быть направлено по электронной почте, посредством факсимильной и другой связи, осуществляться в иной форме, соответствующей характеру сообщения и отношений, информация о которых в нем содержится. Ключевое условие – возможность достоверно установить, от кого исходило сообщение и кому оно адресовано.
Например, на сайте хозяйственного общества размещается информация для его участников. Исключение – ситуации, оговоренные в законе или договоре, обычаи или практика, установившиеся во взаимоотношениях сторон ( ).
Обратите внимание: понятие электронного документа в гражданском законодательстве шире, чем в трудовом праве и бухгалтерских документах. В целях кадрового, управленческого, бухгалтерского и налогового учета ориентируйтесь на определение документа как носителя информации с необходимыми реквизитами.
Электронный документооборот – документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (п. 74 ГОСТ Р 7.0.8-2013).
Электронный документ должен иметь реквизиты, которые позволяют его идентифицировать. Основной реквизит – подпись составителя. Если составляется электронный документ – электронная подпись.
ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ
Электронная подпись – реквизит электронного документа. Цель электронной подписи – защитить документ от подделки. Она позволяет определить владельца подписи и то, что после подписания документа изменения в него не вносили.
Электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию ( ).
Преимущества электронной подписи:
- сокращает время оформления сделок и обмена документами;
- упрощает и уменьшает стоимость подготовки, доставки, учета, хранения документов;
- обеспечивает достоверность и конфиденциальность;
- дает возможность организовать корпоративную систему обмена документами;
- позволяет выстраивать взаимоотношения с контролирующими органами.
Технология изготовления электронной подписи обеспечивает полноценную защиту электронных документов, их целостность и неоспоримое авторство.
Подделка электронной подписи практически невозможна, т. к. при ее формировании используются специальные схемы криптосистем.
Чтобы получить электронную подпись обратитесь в удостоверяющий центр (УЦ). При этом универсальной подписи, которая подойдет для всех случаев, нет. Чтобы оформить электронные подписи сотрудникам компании:
1. Определите лиц, которые будут использовать в работе электронную подпись.
Это могут быть руководитель, его заместители, главный бухгалтер, начальник отдела кадров, руководитель юридического департамента и т. д.
2. Установите область применения электронной подписи.
Например, таким образом будут заверять отчетность, письма в госорганы, заключенные договоры и т. д.
3. Зайдите на сайты ведомств, контрагентов и ознакомьтесь с перечнями УЦ, сертификаты которых они принимают.
4. Выберите подходящий УЦ и обратитесь туда, чтобы оформить электронные подписи.
Электронная подпись бывает трех видов ( ):
- простая электронная подпись;
- усиленная неквалифицированная электронная подпись;
- усиленная квалифицированная электронная подпись.
ПРИМЕР
Электронный трудовой договор о дистанционной работе стороны должны подписать усиленными квалифицированными подписями. Такую же подпись дистанционный сотрудник должен использовать для ознакомления с документами работодателя: локальными нормативными актами, приказом о приеме на работу и др.
РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
При организации электронного документооборота главное – обеспечить информационную безопасность на рабочем месте сотрудника, у которого есть доступ к электронным документам и который использует в работе электронную подпись. Каждый сотрудник – владелец электронной подписи – обязан обеспечить ее конфиденциальность.
Руководитель организации должен приказом по основной деятельности назначить сотрудника, ответственного за автоматическое создание или автоматическую проверку электронной подписи в системе электронного документооборота компании (
В настоящее время все больше организаций задумываются об оптимизации своей деятельности в части улучшения и ускорения внутреннего документооборота, включая кадровый. Многие из них пошли по пути внедрения различных информационных систем, но, несмотря на это, электронный кадровый документооборот по-прежнему остается terra incognita для подавляющего большинства организаций и ИТ-служб.
В настоящей статье мы рассмотрим ключевые вопросы, на которые необходимо обратить внимание специалистам кадровых служб, изыскивающих возможность перейти на безбумажную форму работы с кадровыми документами.
Правовое регулирование требований к информационным системам с электронным документооборотом
Перевод кадрового документооборота в электронный вид заметно отличается от внедрения обычных информационных систем электронного документооборота (СЭДО), не затрагивающих кадровое делопроизводство.
Самое главное — кадровые СЭДО подпадают под действие Федерального закона N 152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных», который устанавливает требования к оператору персональных данных (ПДн) и его информационным системам. Подробно требования к информационным системам, содержащим персональные данные, указаны в документе, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 01.11.2012 N 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных» (далее — Требования). Самое существенное в этой области — требования законодателя об обязательности мер по защите персональных данных.
Знакомясь с этим документом, следует обратить особое внимание на то, что в соответствии с п. 6 Требований угрозы информационной безопасности персональных данных для кадровых СЭДО в подавляющем большинстве организаций могут быть классифицированы как угрозы минимум 1-го типа (недекларированные возможности системного программного обеспечения) и 2-го типа (недекларированные возможности прикладного программного обеспечения).
Пункты 8-11 указанных Требований описывают 4 уровня защищенности информационных систем, при этом для большинства организаций, обрабатывающих персональные данные только своих работников и не оперирующих персональными данными третьих лиц, Требования указывают на необходимость обеспечения 2-го уровня защищенности информационной системы.
В соответствии с п. 15 Требований организация-оператор персональных данных для достижения 2-го уровня защищенности информационной системы должна:
Организовать режим обеспечения безопасности помещений, в которых размещена информационная система, препятствующий возможности неконтролируемого проникновения или пребывания в этих помещениях лиц, не имеющих права в них находиться;
Обеспечить сохранность носителей персональных данных;
Обеспечить утверждение руководителем оператора документа, определяющего перечень лиц, доступ которых к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе, необходим для выполнения ими служебных (трудовых) обязанностей;
Обеспечить использование средств защиты информации, прошедших оценку соответствия требованиям законодательства Российской Федерации в области обеспечения безопасности информации, в случае, когда применение таких средств необходимо для нейтрализации актуальных угроз;
Назначить должностное лицо (работника), ответственное за обеспечение безопасности персональных данных в информационной системе;
Сделать так, чтобы доступ к содержанию электронного журнала сообщений информационной системы имелся исключительно у должностных лиц (работников) оператора или уполномоченного лица, которым сведения, содержащиеся в указанном журнале, необходимы для выполнения служебных (трудовых) обязанностей.
Все кадровые СЭДО должны не реже 1 раза в 3 года проходить аудит на предмет соответствия требованиям Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных», причем этот контроль может проводиться организацией как самостоятельно, так и с привлечением на договорной основе юридических лиц/индивидуальных предпринимателей, имеющих лицензию на осуществление деятельности по технической защите конфиденциальной информации (п. 17 Постановления Правительства РФ от 01.11.2012 N 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»). Такие лицензии выдаются ФСБ РФ в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 03.02.2012 N 79 «О лицензировании деятельности по технической защите конфиденциальной информации».
Наша справка. Уполномоченными федеральными органами, регулирующими деятельность в сфере обработки персональных данных, являются:
Роскомнадзор (Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций) — осуществляет контроль и надзор за соответствием обработки персональных данных требованиям законодательства.
ФСТЭК России (Федеральная служба по техническому и экспортному контролю) — устанавливает методы и способы защиты информации в информационных системах в пределах своих полномочий.
ФСБ РФ (Федеральная служба безопасности РФ) — устанавливает методы и способы защиты информации в информационных системах в пределах своих полномочий (регулирует сферу использования криптографических средств).
Следует учесть, что должностное лицо организации, ответственное за обеспечение безопасности персональных данных, должно обладать соответствующей квалификацией, поэтому при определении требований к данному работнику нужно ориентироваться на Постановление Правительства РФ N 1119 и Приказ ФСТЭК России от 18.02.2013 N 21 «Об утверждении Состава и содержания организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных».
Рекомендуется включить в требования к должности, зафиксированные в должностной инструкции, соответствующие положения, например, о необходимости прохождения курсов повышения квалификации по теме «Защита персональных данных» продолжительностью не менее 72 ч. в лицензированном учебном центре или наличия профильного высшего образования в сфере защиты информации.
Возможно, в вашей организации есть подразделение, в обязанности которого входит защита информации или защита коммерческой тайны. И в составе такого подразделения, скорее всего, уже есть сотрудник, чья квалификация позволяет обеспечивать выполнение требований закона «О персональных данных» и получать положительные заключения по результатам проверок регулирующими органами.
Правовой статус электронных подписей и их использование в кадровом делопроизводстве
Функционирование системы электронного документооборота неотделимо от использования специального вида собственноручной подписи для лиц, участвующих в совершении юридически значимых действий в кадровом делопроизводстве. Речь идет о так называемых электронных подписях (ЭП).
Это надо знать. Любое использование ЭП в электронном кадровом документообороте внутри организации необходимо оформить локальными нормативными актами, что следует из смысла ст. 6 Закона N 63-ФЗ. Это могут быть следующие документы: Приказ «Об утверждении и введении в действие Регламента удостоверяющего центра», Приказ по личному составу «О возложении обязанностей по реализации положений Регламента удостоверяющего центра», Приказ «О порядке учета, хранения и использования должностными лицами организации электронной подписи, выданной удостоверяющим центром» и другие локальные нормативные акты. В случае принятия данных актов и ознакомления с ними сотрудников организации, документы, подписанные по соответствующим Закону N 63-ФЗ процедурам, признаются, по действующему законодательству, подписанными.
На территории России порядок создания и использования электронной подписи в настоящее время регулируется Федеральным законом N 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи». Ранее действовавший закон N1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» утратил силу 1 июля 2013 г.
В соответствии со ст. 5 N 63-ФЗ различаются 2 вида электронных подписей: простая и усиленная. Усиленная ЭП, в свою очередь, разделяется на 2 подвида: квалифицированная усиленная ЭП и неквалифицированная усиленная ЭП. Отличие между ними заключается в том, что квалифицированная подпись может быть выдана только специализированной организацией — аккредитованным удостоверяющим центром, неквалифицированная — удостоверяющим центром. Требования к деятельности удостоверяющих центров изложены в ст. 13, порядок их аккредитации — в ст. 16 Закона N 63-ФЗ.
Для электронного кадрового делопроизводства внутри организации интерес представляет только усиленная ЭП. При этом компания при желании может создать собственный удостоверяющий центр, который (при условии соблюдения в своей деятельности требований действующего законодательства) будет выдавать неквалифицированные усиленные ЭП своим сотрудникам. В соответствии с общими нормами права, все, что прямо не запрещено Законом, — разрешено. Федеральное законодательство не запрещает организациям учреждать собственные удостоверяющие центры. Удостоверяющий центр организации может быть впоследствии аккредитован в порядке, установленном Законом.
Для подписания электронных документов, применяемых в отношениях между работником и работодателем, стоит рассмотреть вопрос об использовании руководителем организации квалифицированной усиленной ЭП. В противном случае при проверках контролирующих органов и возможных трудовых спорах использование неквалифицированной ЭП повлечет риск признания локальных актов работодателя (графика отпусков или приказа о наложении дисциплинарного взыскания) недействительными или отсутствующими с соответствующими правовыми последствиями.
Более того, в большинстве организаций руководитель для сдачи налоговой отчетности уже имеет квалифицированную усиленную ЭП, выданную одним из аккредитованных удостоверяющих центров. Такие же подписи используются при участии организации в торгах на электронных площадках в соответствии с Федеральным законом от 21.07.2005 N 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд», Федеральным законом от 18.07.2011 N 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» и Федеральным законом от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».
К некотором недостаткам усиленной квалифицированной ЭП можно отнести недолгий срок использования — 1 год с момента ее создания; по истечении этого срока данную подпись невозможно применять для подписания новых электронных документов. В деловой практике УЦ выдают подписи сроком действия не более 1 года (для сдачи налоговой отчетности и т. п.). Можно заказать усиленную квалифицированную ЭП иного срока действия, если регламент УЦ это позволяет. Менее чем на 1 год ЭП заказать можно, если УЦ предлагает такую услугу. Цена ЭП на 3 месяца может быть равной цене ЭП на 1 год. Истечение годичного срока не означает недействительности подписанных ранее квалифицированной ЭП документов, они остаются юридически значимыми. Необходимо ежегодно получать для руководителя новую ЭП в аккредитованном удостоверяющем центре, а услуга удостоверяющего центра по выдаче ЭП является платной.
С точки зрения возможности использования ЭП в различном программном обеспечении (ПО) следует отметить, что российское и зарубежное программное обеспечение, в работе с которым может быть использована ЭП, функционирует в основном на платформе Microsoft Windows.
Важно. Напоминаем, что до сих пор действует Приказ ФАПСИ от 13 июня 2001 г. N 152 «Об утверждении Инструкции об организации и обеспечении безопасности хранения, обработки и передачи по каналам связи с использованием средств криптографической защиты информации с ограниченным доступом, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну». В соответствии с этим документом все полученные сотрудниками носители электронной подписи должны быть выданы под расписку в соответствующем журнале поэкземплярного учета. Сотрудники организации несут персональную ответственность за их сохранность.
Однако и использование организацией свободно распространяемого программного обеспечения Linux не накладывает технологического ограничения на использование ЭП, соответствующей требованиям Закона N 63-ФЗ. Хорошо известная ИТ-специалистам система PGP и ее свободно распространяемая реализация GnuPG обеспечивает возможность создавать усиленные неквалифицированные ЭП, соответствующие требованиям ст. 5 Закона N 63-ФЗ, для использования внутри организации в целях обеспечения ее собственных нужд. Единственное ограничение — в государственных и муниципальных учреждениях используемые ЭП должны соответствовать требованиям криптографической защиты, предъявляемым Федеральной службой безопасности, а в случае приобретения ЭП у поставщика — поставщик должен обладать лицензией ФСБ.
Плюсы и минусы
Основной плюс при введении кадрового электронного документооборота — это, естественно, уменьшение трудозатрат и числа составленных, обработанных, согласованных и хранимых бумажных документов.
А вот минусы для каждого из основных документов — свои.
Прежде всего, это штатное расписание, отсутствие которого в бумажном виде может привести к некоторым сложностям в случае возникновения трудовых споров при рассмотрении их судом: разрастание доказательной базы, которую необходимо предоставить суду для обоснования законности увольнения по сокращению (отсутствие вакантных должностей и т. п.). Однако предугадать более широкие риски отсутствия штатного расписания в бумажном виде достаточно сложно. А при правильном ведении электронного документооборота доказательная база собирается в полном объеме гораздо быстрее за счет распечатки данных из электронной базы. Согласитесь, что это проще, чем механически копировать данные с бумажных носителей. Каким образом доказать суду, что этот электронный распечатанный документ является полным аналогом обычного бумажного штатного расписания, — отдельный вопрос.
В Письме Роструда от 09.01.2013 N 2-ТЗ «О формах первичных учетных документов (документов по учету кадров и по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда), применяемых негосударственными организациями с 1 января 2013 г.» говорится о том, что «с 1 января 2013 г. негосударственные организации вправе пользоваться формами первичных учетных документов (в том числе формой N Т-2), разработанными ими самостоятельно».
Если буквально трактовать данную норму, то отсутствие бумажных форм личной карточки работника и табеля учета рабочего времени не может стать нарушением и повлечь какое-либо наказание за отсутствие бумажной копии данного документа. Главное, чтобы в электронной форме были указаны все закрепленные законодательством реквизиты, т. к. того требуют Постановление Госкомстата N 1 от 05.01.2004 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» и Приказ Минкультуры N 558 от 25.08.2010 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». Однако следует помнить, что с некоторыми записями сотрудник должен быть ознакомлен под роспись, а работник, ответственный за ведение личной карточки, должен заверять все вносимые исправления своей подписью. Также напомним, что, согласно приказу Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, личная карточка работника должна храниться 75 лет.
При наличии в организации сменного графика работы, в соответствии со ст. 103 ТК РФ, с графиками сменности сотрудники должны быть ознакомлены не позднее чем за месяц до их введения. Таким образом, при отсутствии бумажного документа с подписями работника(-ов) об ознакомлении есть риски невыхода сотрудника на работу в смену и, как следствие, возникновения трудовых споров при увольнении за прогул.
При оформлении приказов по личному составу (прием, перевод, увольнение работника, дисциплинарные взыскания) возможные риски имеют как правовой, так и организационный характер. С точки зрения права при использовании неквалифицированной ЭП может возникнуть ситуация, когда центра сертификации в организации больше нет, и, следовательно, доказать, что подписанные такой ЭП приказы имеют юридическую силу, может быть проблематично. С организационной точки зрения нужно иметь в виду, что работник может обратиться с письменным заявлением с просьбой выдать копию приказа. Каким образом юридически безукоризненно выполнять такие просьбы — организации лучше определить до внедрения СЭДО. Заметим, что помимо запроса работника компания может получить требование суда о выдаче копий документов — невыполнение требования суда влечет вполне определенные правовые последствия.
Обязательным документом является график отпусков, его отсутствие — нарушение ст. 123 ТК РФ. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ предусматривает возможность самостоятельной разработки и утверждения своих форм документов — при этом они должны содержать все обязательные реквизиты в соответствии с действующим законодательством. В противном случае при проверке документ может быть признан недействительным из-за нарушения правил оформления.
Своевременное уведомление сотрудника о дате начала очередного отпуска обязательно для работодателя в соответствии со ст. 123 ТК РФ: «О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала». В случае электронного документа придется контролировать, что работник не забыл использовать свою ЭП и подписал документ в кадровой СЭДО. Некоторые риски добавляет несоблюдение ст. 136 и 236 ТК РФ — нарушение сроков оплаты отпуска, обязанность компенсации несвоевременной выплаты отпускных.
Заявление на отпуск может быть оформлено в электронном виде, но в случае неисправности СЭДО возникает риск непредоставления отпуска по графику, увольнения за прогул с возникновением трудового спора, а также привлечения к уголовной ответственности должностных лиц организации при неначислении и невыплате «отпускных».
Некоторые риски информационной безопасности при использовании кадрового документооборота
При использовании СЭДО необходимо понимать, что риск уничтожения или утраты единственного экземпляра кадрового электронного документа влечет заметные правовые проблемы для компании. Должны быть приняты организационные и технические меры, направленные на максимальное уменьшение данного риска, — обязательно нужно делать резервные копии электронных документов, а также организовать их правильное хранение. В случае чрезвычайных обстоятельств (например, пожар, затопление помещений или разрушение строительных конструкций в результате техногенной катастрофы/землетрясения) содержание и работоспособность кадровой СЭДО следует по возможности быстро восстановить, а резервные копии электронных документов не должны быть утрачены ни при каких обстоятельствах.
Существует риск приостановки нормальной работы кадровой службы при недоступности или неисправности СЭДО. Для такого случая должен быть создан порядок перехода на бумажный кадровый документооборот, а также порядок внесения в СЭДО созданных за этот период времени бумажных документов — после восстановления ее работоспособности.
Естественно, не надо забывать о риске намеренного или случайного изменения содержания электронного документа (включая изменение резервных копий). В этом случае документ должен быть снова подписан участниками документооборота с применением надлежащих ЭП, в противном случае с правовой точки зрения будет считаться, что данный документ не подписывался никогда, т. е. он не существует и никогда не существовал. Правовые последствия этого факта вы можете оценить самостоятельно. Нужно учитывать, что в СЭДО может вообще отсутствовать функционал, позволяющий подписывать электронные документы «задним числом».
Итоги
Если кратко резюмировать текущее состояние дел в области кадровых СЭДО, то можно обнаружить, с одной стороны, наличие несомненных преимуществ использования электронного кадрового документооборота и, с другой стороны, возникновение существенных правовых рисков для организации любой формы собственности.
Имеется высокий уровень рисков из-за отсутствия у судов практики рассмотрения трудовых споров при использовании электронного документооборота в трудовых взаимоотношениях и незначительного количества экспертов, которые могут участвовать в судебном процессе по вопросам кадрового электронного документооборота.
Необходимость реализовать существенный объем организационных и технических мер при внедрении и использовании исключительно электронного кадрового документооборота делает далеко не очевидным улучшение экономических показателей деятельности организации. Стоимость внедрения кадровой СЭДО может быть достаточно хорошо оценена, стоимость эксплуатации — более-менее хорошо посчитана, а вот с размером экономии денежных средств и сроком самоокупаемости СЭДО ошибиться легко — если неправильно оценить возникающие сложные правовые риски.
Таким образом, можно назвать один из немногих вариантов, который может быть предложен кадровой службе: использование электронного документооборота при составлении и согласовании обязательных форм кадровых документов в организации. При этом итоговые формы документов, наличие которых обязательно по действующему законодательству, необходимо создавать и хранить в юридически безупречном бумажном виде.